Booking Machine permette ad un cliente di specificare un certo numero di richieste, direttamente sul sito internet della struttura ricettiva, come date di arrivo e partenza, numero degli ospiti, trattamento, preferenze particolari,  a cui il sistema risponde con un elenco di prodotti e servizi disponibili.  Da questo elenco il cliente sceglier ciò che più si avvicina alle sue esigenze, effettuando una prenotazione, sfruttando funzioni più o meno complesse e interamente automatiche.

I vantaggi per l’utente che utilizza un motore di prenotazione sono molteplici: in primo luogo la rapidità, in quanto il motore di prenotazione consente al potenziale cliente di prenotare direttamente senza dover prendere contatti con il gestore, snellendo l’operazione e accorciandone i tempi; in secondo luogo la sicurezza, perché garantisce la trasmissione di dati sensibili tramite protocollo criptato SSL, invece che attraverso mail e altri mezzi meno sicuri e malvisti dai turisti. Il motore di prenotazione, inoltre, aiuta a migliorare l’immagine della struttura sul web e ne incrementa la visibilità, grazie anche alla moltiplicazione di pagine derivante dalla creazione di molteplici pacchetti e condizioni di vendita.

Il valore reale di un motore di prenotazione dipende dalla flessibilità con cui può gestire contemporaneamente prodotti differenziati, ad esempio camere, pacchetti, offerte speciali, promozioni, e regole di acquisto altrettanto differenziate (tariffe più o meno flessibili, politiche di deposito e cancellazione, prepagamenti e pre-autorizzazioni). La gestione di queste differenziazioni sarà più o meno complessa in base a come sono state costruite le procedure del back-office amministrativo.

Booking Machine affronta queste complessità realizzando per la prima volta un sistema che permette di lavorare:

• a persona
• con regole di deposito e cancellazione diverse a seconda del periodo e del prodotto
• generando illimitati livelli tariffari (per esempio pensione completa, mezza pensione, ecc.), pacchetti (composizioni di servizi e beni che hanno date di arrivo e partenza prefissate) e percorsi (pacchetti a data libera con una variazione tariffaria)
• gestendo contestualmente pre-autorizzazioni, depositi e prepagamenti (SETEFI, Servizi Interbancari, Banca Sella, Paypal, X-Pay)
• prelevando, laddove possibile, le informazioni di disponibilità direttamente dal programma di gestione alberghiera (PMS) e scrivendoci direttamente le prenotazioni
• diventando il cuore delle trasmissioni automatiche verso terzi (GDS, OTA, channel manager).

La modalità di utilizzo più conveniente per la struttura ricettiva è la cosiddetta "parità tariffaria imperfetta", un metodo per cui a tutti i distributori / intermediari come AdV, OTA, GDS, grossisti  viene data la stessa identica tariffa (modalità channel manager), garantendo la visibilità, mentre sul sito internet della struttura compaiono anche i pacchetti con sconti, migliori composizioni di beni e servizi, offerte speciali.  Ovviamente questo approccio farà diminuire le vendite intermediate a favore di quelle dirette dal sito internet.

Una ricerca Phocuswright riporta che 80% dei potenziali clienti seguono lo stesso modello di comportamento di navigazione quando vuole prenotare un soggiorno.  Il cliente inizia da un sito di prenotazione (per esempio una OTA come Booking.com o Expedia) dove sceglie una località di riferimento e un periodo temporale. Il sito di prenotazione visualizza una vasta gamma di strutture ricettive che si trovano nella località ricercata. Il cliente ne seleziona un piccolo numero e, a quel punto, cerca su Google il sito diretto di ognuna. Se trova offerte migliori, prenoterà direttamente, abbandonando siti intermediari.

Booking Machine può essere gestito da extranet, oppure può essere collegato in automatico al sistema di gestione interno dell'albergo.

I collegamenti attualmente disponibili sono i seguenti:

• GDS (Sabre, Galileo, Worldspan, Amadeus)
• Pegasus (oltre 1000 siti internet tra cui Expedia, Orbitz, Travelocity, HRS)
• Google Hotelfinder (tramite nodo Reconline)
• Channel manager (Parity Rate)
• PMS (Impresa Hotel)

 Dato l'altissimo livello di automatismo di tutte queste interfacce diventa semplicissimo il lavoro di mantenimento di disponibilità e tariffe, anche in presenza di una rete distributiva ampia ed articolata. Viene così rimosso uno degli ostacoli che frenano soprattutto le strutture stagionali,  ad alto ricambio di personale, permettendole di partecipare adeguatamente al mercato online.

Caratteristiche del back office del Motore di Prenotazione

Gestione delle disponibilità

 
Il calendario  è una tabella che reca sulle colonne le date mentre sulle righe le varie tipologie di camere, appartamenti, suites, cottage, ecc. . Ad ogni incrocio delle combinazioni data-camera c’è uno spazio con un numero che corrisponde alla disponibilità. Se il motore di prenotazione è collegato al PMS non sarà nemmeno necessario aggiornare la disponibilità delle camere, perché man mano che le prenotazioni vengono inserite, la disponibilità cambia automaticamente. Un’altra funzionalità utile è la possibilità di cambiare disponibilità solo di alcune come anche di tutte le varie tipologie di alloggio inserendo le date per l’inizio e la fine della modifica, spuntando le tipologie degli alloggi a cui si vuole applicare tale modifica e infine che disponibilità bisogna mettere, tutto in modo molto  facile.

Gestione dei pacchetti

Per quanto riguarda i pacchetti, la cosa più difficile  è “crearli” cioè pensarli, costruirli e scriverli, dal momento che l’inserimento e la pubblicazione sul sito sono operazioni estremamente semplici. La schermata è simile a quella di un qualsiasi programma per scrivere testi, come word. Per iniziare, è necessario inserire una serie di informazioni: titolo, parole chiave e una piccola descrizione, a cui si aggiungono il prezzo di partenza, le date di arrivo possibili, un’eventuale galleria fotografica  e… il gioco è fatto.  Alcune variabili sono già preimpostate e vanno solo scelte da un classico menù a tendina.

Gestione politiche di deposito e cancellazione

Come per tutto il resto anche questo è un passaggio facilissimo: basta creare una buona politica di deposito e cancellazione  e scegliere di volta in volta quali sono le regole che si vogliono applicare a seconda che si tratti  di soggiorni liberi, pacchetti  o percorsi, considerando la stagionalità ed eventualmente i periodi speciali in concomitanza di festività nazionali o religiose ecc..

Manutenzione delle tariffe

Inserire le tariffe richiede molta attenzione e precisione, ma con Booking Machine è molto semplice; si parte sempre dallo stesso pannello di controllo, si seleziona la tipologia di alloggio, si impostano le date di inizio e fine del periodo della modifica, come per esempio bassa stagione, alta stagione o periodi speciali, si inseriscono i giorni per i possibili arrivi, e politiche di cancellazione.

Abbiamo però anche un’altra funzione, molto utile, che da la possibilità di visualizzare le tariffe su un vero e proprio calendario, mostrando in un'unica pagina il mese che, con pochi semplici click permette di fare qualsiasi tipo di cambiamento di giorno in giorno. Facciamo un esempio pratico: vogliamo cambiare le tariffe del fine settimana del mese di giugno, selezioniamo il mese, andiamo su ogni singolo sabato e facciamo il cambiamento che ci interessa, senza dover inserire nuove righe con data di inizio e fine periodo rendendo l’operazione molto più veloce.